科技信息 基础理论研讨 透边高校二级学院秘书的职鹾香其修荠 绍兴文理学院 宋娟丽 ［摘要］本文笔者从秘书的定义谈起，并通过自身体会重新定义了高校二级学院的秘书，同时从高校二级学院秘书的职能以及笔者 的亲身经历来讨论二级学院秘书应该具备的修养问题，从实践生活中把“修养”这种虚拟化的名词具体化，形象化。最后笔者强调了 修养的塑造需要长期的学习与积累。 ［关键词］秘书 高校一二级学院 职能修养 往往不能兼顾周全，到处为难。比如就说学校在大一新生第二学期关于 转专业方面的事吧。其实是很简单的一件事，各二级学院上报转专业的 要求，有意向转的学生再报名参加考试即可。但学校规定每一个专业都 、秘书的定义 国际秘书联合会对秘书的定义是：秘书应是上司的一位特殊助手， 他们掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己 的责任感，以实际行动显示出主动性和判断能力，并且在所给予的权利 范围内做出决定。 那么笔者通过多年高校二级学院秘书工作的体会，把秘书定义为： 秘书是协助学院领导处理学院日常运行的各项工作的助手与参谋，他 们熟练掌握各项现代化办公技术，平日里处理与学校各部门之间、学院 内部各系部及学院师生相关的各项事务，并将相关信息及时传达给各 个环节的相关人员，确保二级学院各项＿丁作正常顺利地开展的人员。 二、高校二级学院秘书的职能 服从领导，当好参谋，这是秘书人员职业性质所决定的。在高校二 级学院办公室中，作为领导的参谋和助手，秘书应当严格按照学院领导 的指示和意图办事。 高校二级学院秘书在学院领导身边工作，在日常丁作中首先要做 好上传下达的工作。所谓“上传下达”，就是要向领导实事求是、准确无 误地反映学院各方面的情况，报告各种最新消息，同时将领导的意思和 精神及时明确地传达给各类相关人员，做好学院各类信息工作的桥梁 与枢纽，确保学院各项工作的正常有序开展。 其次，二级学院秘书还要具有超前意识和效率意识。所谓“超前意 识”，就是说别人想不到的你要先想到，别人提不出来的你要先提出来； 而“效率意识”就是指在二级学院秘书工作的职责范同内，平时是“琐事 缠身”，那么如何将这些事务理清脉络，保证秘书工作高质量高效率地 完成，这就要求秘书的工作要具有高效率。 三、高校二级学院秘书应具备的修养 １．积极乐观的心态 凡事都有两面性，问题在于当事者怎么样去对待它们。积极的心态 有助于克服困难，使人看到希望，保持进取的旺盛斗志。消极的心态使 人沮丧，失望，对生活和人生充满了抱怨，自我封闭，限制和扼杀自己的 潜能。在高校二级学院办公室的秘书工作中，这些心态也决定着秘书能 否出色完成这些工作。 高校二级学院秘书工作繁琐细微，平时根本就感觉不到秘书的存 在，但一旦发生什么突然的状况，秘书就有其存在的必要性了。正由于 秘书１＝作的这个特征，从事秘书工作的人员就必须养成积极乐观的心态。 秘书工作的繁琐是无法预计的，比如说一份很简单的出国学生回 国后的学分认定表，交到学校相关部门之前仔细核对，觉得没什么问题 了，但上报之后对方老师才说我们填的方法不对，成绩栏不能只写优， 良，要写具体的分数，要求重新再做一份。再比如说二级学院老师们申 报科研教改项目时，二级学院的科研秘书把老师们的申报材料送到学 校相关部门后，对方的老师说这里没有课题成员的签字，那里表格内容 填的字数多了，表格破了，不美观等等，结果一一退回。如此反复，此时 的秘书有一肚子的苦水没地方诉，怎么办呢？明明不是自己的问题．可 似乎错的人就是你，那种委屈的滋味，难道就应该是秘书该忍受的？ 所以，秘书要换个角度来看这种问题。你可以假设自己是对方部门 的一员，自己收到不符合要求的材料后也一样会指出各种问题并退还 给送材料的人，可能不同的是说话待人的态度和语气上，但道理是一样 的。因此，此刻的秘书，摆正心态是首要问题。在上交各种材料之前，秘 书首先要检查一下这些容易出错的地方，以免再反复做无用功，在日后 的工作中也能避免或者减少这类不必要的麻烦。 ２．稳定的情绪 秘书工作很少能体现～个人的成就感。对于一个积极上进的秘书 来说，这是一件非常烦恼的事。同时，秘书的日常工作在满足学院领导 要求的同时，还得顾及学校各部门及学院同事之间的相处与沟通，此时 要接受转专业的学生，但对于语言类专业而言，又有一点特殊性。众所 周知，这种语言类的课程的学习都需要一定的基础与功底，而如果有学 生想转到日语专业的话，试问在完全没有基础的情况下，如何能跟上其 他都已经上了一个学期的专业课？基于此考虑，学院领导决定该专业不 接受转专业的学生，但学校却坚持要该专业开放给学生报考。此时，这 些“上传下达”的过程都通过二级学院的教学秘书来完成，而笔者正充 当了这个角色。这些来回反复强调同样的意思的回合，郁闷和无奈都伴 随其中，但又不得不进行沟通。说到底这件事情还是得解决的，所以笔 者只有稳定下自己的情绪，并与本学院领导取得了联系并达成一致意 见，由学院领导与学校领导进行沟通解决。 在高校二级学院与学校各部门之间的工作中，这些情况经常会发 生。而凡此种种，都可能引起秘书在情绪上的起伏。但秘书不能闹情绪。 秘书的＿丁作本身就是服务性质的，服务学校各部门，服务学院日常工 作，服务领导，服务广大师生。 ３．专业的知识 工作经验是做好一份工作的基础，秘书也不例外。整理、打印和传 阅文件、会议通知、收发信件等，似乎平凡、机械、枯燥的工作内容，但却 包含着一些重要信息。事实上，高校二级学院的秘书工作时间长了，自 然而然就形成了一套高校秘书的知识体系。把大量琐碎的杂事按模块 分类，锻炼了秘书的选择、鉴别能力；与各部门人员打交道，拓宽了秘书 的人脉关系；收发文件、上报各类材料，提高了秘书现代化办公的能力； 收发信件，了解了周围人的活动情况等等。而这些，都是一个普通的教 师无法学习的知识。 当然除此之外，高校二级学院秘书还应不断提高自身的文化素养， 不仅要明事理，待人接物要有分寸，还要从文化知识上提高自身的修 养。俗话说，读书使人开阔眼界，丰富内涵。高校的秘书可以修读一些管 理类的课程，或阅读一些秘书应具有的专业知识方面的书籍等等。而且 秘书通过广泛的阅读可以形成一种文化背景，消解工作中遇到的各类 难题： ４．甘当默默的奉献者 刚刚前面提过秘书工作是一种服务性质的工作，这就是决定了秘 书的地位永远是默默无闻的。比如说秘书制作一份科研项目申报的汇 总表，在收齐同事们上交的材料时遇到各种各样的问题，可能需要花个 几天才能完成一份汇总表，在上交汇总表的时候签字盖章的都是领导 或学院的名义。这类现象是平日里经常发生的，因此秘书要有甘当无名 英雄的心理准备。要想出色地做好秘书Ｔ作，就要控制好自己的表现 欲，要把内心追求的“成就感”与秘书的工作性质结合起来，让“服务”的 观念根植到自己的工作信念中去，这样秘书才能在平时杂乱无章的琐 事中寻找属于自己的快乐。 四、结束语 综上所述，高校二级学院的秘书工作面对的是一堆杂乱无章的繁 琐事，要有条不紊地把这些事处理好，确保学院各项工作的顺利进行， 对于秘书来说，良好的修养是必不可少的组成部分。但这些修养并不是 一蹴而就，需要秘书在日常生活与Ｔ作中不断地学习、积累，才能达到 成功的彼岸。 参考文献 ［Ｉ］朱正伦．秘书工作ｇ￣Ｚａ［Ｍ］．南京：江苏人民出版社．１９９０． ［２］陈勇．试论知识经济时代高校秘书的工作特点及素质要求［１］ 常州工学院学报，２００１