人力资源・档案 ２０１０年第４期 民营科技 小议加强档案工作规范化管理的几点措施 徐静泽 赵伟英 （１、哈尔滨哈锅实业开发总公司，黑龙江哈尔滨１５００００ ２、哈尔滨锅炉厂有限责任公司，黑龙江哈尔滨１５００００） 摘要：档案工作繁琐枯燥，但对工作的开展却极为重要，所以这就要求档案工作必须规范化、标准化。作为卫生监督机构，在管理一些日常文 书性档案的同时，还有大部分档案是在日常工作中形成的，这类档案管理原来以科室负责为主，但实践表明，此种管理模式不利于工作开展，于是各 科室执法档案也由所统一管理，这样既符合档案工作的基本原则，又能满足卫生监督业务开展的需要，是非常正确的。为了使档案工作进一步规范 化、标准化，现分析我国档案基础较差的原因，并总结了一些规范化管理的措施与建议。 关键词：档案工作；规范化；原因；措施 档案工作繁琐枯燥，但对工作的开展却极为重要，为了使档案工作 规范化、标准化，必须建立健全切合实际的档案管理制度，实施“以我为 主”的立卷归档原则，严格公文的制发，提高纸质档案立卷的质量，做好 文书以及电子文件的处理工作。 １ 我国档案基础较差的原因分析 目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂、案卷数量繁多、时 间跨度长，且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为 目的，以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理质量要求 不同、整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。主要 问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范。没有目录号，一卷多册 现象较多；二是案卷标题不规范。有标题但不能反映主题内容或标题缺 少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是大部分案卷缺少 卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利 用；四是许多案卷未标页码。如果使用中掉页很难发现；五是组卷混乱现 象比较严重。如有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文 种组卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷，有的五六百页 纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的，存在的类 似问题就越严重。 工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任 务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿， 所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化 系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标 准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标 准化的人口关，以实现档案工作的规范化、标准化。 在现今的网络工作环境下，电子文件也属于档案的一部分，由于电 从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理 的充分条件，需要尽快地、科学地解决这些问题。 ２加强档案工作规范化管理的措施 ２．１建立健全切合实际的档案管理制度 档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电 子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案 管理制度要以《中华人发共和国档案法》为指导原则，首先要加强硬件的 建设，存放档案必须有专门库房，并设有专柜便于查找，做到科学管理， 排列整齐，并健全检索工具。库房要经常通风，做到整洁卫生，库房内不 准吸烟，以免发生火灾，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以 确保安全和延长档案寿命。其次，建立档案工作网络，由领导负责包括业 务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，具 体制定业务档案的各项管理制度，对档案管理进行督促指导。应该指定 专人管理文书档案和业务档案，档案室人员应深入各科室，了解各科主 要业务活动，以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求，促使业务科 室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定 期向档案室归档。归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保 存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。最后要严 格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。 ２．２严格公文的制发 公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的 怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决 定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须要注 意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规 范化、标准化管理打基础。提高公文质量，首先公文用纸质量要好，幅面 尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横 排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审 批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公 文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、 批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清 晰，这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规 范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检 管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案 索手段的实施。 的日常保管、借阅、利用作出明确规定。要结合实际，创造条件，力求妥善 ２．３做好文书以及电子文件的处理工作 保管，从长久保护和利用考虑。 子文件与传统纸质文件有很大的差别，电子文件通常以脱机方式保存， 在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。所以在选择软磁盘时一 定要把住它的质量关，软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命， 高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近ｌＯ年，而低质量软磁盘 往往不到１年，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。 ・ 在保存方面，要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐 蚀气体和温湿度适中的环境里，因为潮湿会使光盘片基霉变，所以环境 空气相对湿度应该控制在４０％～６５％，温度应该控制在１４～２４℃。 ２．４实施“以我为主”的立卷归档原则 “以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级 单位形成的文件为主的原则，这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中 形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃 至现代化的一个重要原则。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档 案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的 根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利 用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关 键性工作。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档 文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件 立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而 没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混 乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要 注意区分文件与资料，特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很 多相似之处的文件资料之别，减少档案管理中的重复度和信息冗余度， 提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前 提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分 清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意 防止应归档文件的散失。 ２．５提高纸质档案立卷的质量 不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响 档案价值的因素，而立卷问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响 档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范 化、标准化的工作进程中，一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于 档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质 量问题，以有利于档案规范化管理。 ２．６加强对声像档案的管理和保护 声像档案是指国家机构、组织以及个人在从事各种活动中形成的对 国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同 材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的记录。声像档案是一 个单位档案的重要组成部分。随着社会的及办公条件的改善，在机关工 作和各类业务活动中形成了大量的声像档案。声像档案有较强的时效性 和特殊的归档要求，如果不及时归档，日后难以追忆齐全和准确。所以这 就要强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一