维普资讯 http://www.cqvip.com 第２８卷第１－２期 气象教育与科技 ２００６年总第７５期 浅谈高校教学秘书工作的作用及素质要求 李碧兰 （南京信息工程大学大气科学系，江苏南京２１００４４） 为全面贯彻党的教育方针，适应高等教育新形势、新任务的要求，全国高校都在不断深化 教学改革，实施高等学校教学质量与教学改革工程，努力提高教学质量。在这场改革中，高校 教学秘书工作与学校教学改革、教学管理等工作紧密相关，它既是教学管理的具体执行者、各 项教学活动的组织者，又是教务处与院（系）之间、教师之间、师生之间开展教学活动的桥梁和 纽带［１引，同时还是院（系）领导的参谋和助手，参与组织各类考试、学生成绩管理、有关教学文 档的收集、整理和归档保管、协助系教学主任安排新学期教学任务等多项工作。笔者在我校系 级教学秘书岗位上工作多年。结合工作实践，在此，对教学秘书工作的作用及素质要求谈点认 识。 １高校教学秘书在日常教学中的作用 （１）桥梁和纽带作用 教学秘书要协助院（系）领导做好日常教学管理，充分发挥“上令下达”作用，将教务处、主 管领导的有关要求和规定，及时准确地传达给相关教师和学生，使教学活动有章可循、规范有 序 】。例如，教务处下发新的关于本科生毕业论文（设计）的规定与要求，教学秘书在接到文 件后，应立即将该文件内容以ｅ—ｍａｉｌ的形式发给各位指导教师并打电话通知他们注意查看新 的规定和要求，避免出现学生因毕业论文不符合规定而影响正常答辩和毕业就业，还要做好 “下情上传”，将师生提出的问题和意见要求汇总归纳，及时反映给主管领导，以便采取相应的 措施和对策，解决师生的实际问题。教学秘书同时也要做好师生之间的沟通联系，通过教学信 息员的信息反馈和召开学生座谈会，将学生反映教师讲课进度过快或习题讲解不够仔细等具 体问题及时反馈给任课教师，以便于任课教师改进教学手段、完善教学方法、提高教学效果、保 证教学质量。 （２）组织协调作用 教学秘书的协调工作内容主要有：１）对各类考试监考教师的安排协调；２）教师因病、因事 等调课协调；３）学校与院（系）之间教学活动的安排与协调，如每学期成人教育学院有一些外 省、市的函授课程，教学秘书要联系并安排相应课程的任课教师，既要保证完成函授课程的教 学任务，又要确保普通本（专）科正常的教学任务不受影响；４）学生课程实习和毕业生产实习 的安排协调、毕业论文相关工作的安排协调，如在安排本科生毕业论文指导教师时。既要考虑 系里各位教师的职称情况、也要顾及到各位教师的年龄情况、科研情况、职务情况等。 ・４２・ 维普资讯 http://www.cqvip.com （３）检查监督作用 教学秘书是链接师生的纽带，要经常深入课堂了解“教”与“学”两方面的情况，检查监督 教学环节的落实情况，配合院（系）领导关注本院（系）各专业的课程教学质量，检查教师教学 进度表的实施情况；协助院（系）领导召开有关学生座谈会，了解学生学习中的问题及意见，及 时向院（系）领导汇报说明；协助院（系）领导做好期中、期末教学检查及有关总结工作，以便对 发现的问题能及时处理，保证教学质量和提高教学效果，如在教学过程中发现个别教师不按既 定的教学进度表授课或上课马虎应付授课质量较差，应及时汇报给分管教学主任，以便系领导 准确掌握并采取必要的措施，确保教学工作正常有序运行。 ２ 高校评估工作中教学秘书应发挥的作用 普通高等学校本科教学工作水平评估是以《中华人民共和国高等教育法》为依据，坚持 “以评促改，以评促建，以评促管、评建结合，重在建设”的原则，通过对高等学校教学工作水平 评估，进一步加强国家对高等学校教学工作的宏观管理与指导，促使各级教育主管部门重视和 支持高等学校的教学工作，促进学校自觉地按照教育规律治学，不断明确办学指导思想、改善 办学条件、加强教学基本建设、强化教学管理、深化教学改革、全面提高教学质量和办学效益。 《普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行）》中包括一级指标７个加１个特色项 目共８个；二级指标１９个，其中１１个重要指标（办学思路；队伍结构；教学基础设施；教学经 费；专业；课程；质量控制；学习风气；基本理论与基本技能；毕业论文或毕业设计；思想道德修 养）；在二级指标下设有４４个观测点。 按照评估方案要求，我校从２００４年开始准备本科教学工作水平评估的有关工作，至２００５ 年１１月教育部专家组进校考察共历时两年。在为期两年的本科教学工作水平评估中，笔者体 会到，评估工作不但是对学校教学工作的全面检验，更是对教学管理人员的考验。只有按照评 估指标体系的要求扎实做好工作，才能使高校每项工作规范化。 普通高等学校本科教学工作水平评估中有一项重要内容，就是检查和审阅各单位的教学 文档材料。这些材料主要包括学籍管理材料（如学籍申报表）、教学业务材料（如教师编著的 教材、讲义、讲稿）、考试管理材料（如各门课程的期中、期末试卷、补考试卷、试卷分析）和实践 教学材料（如毕业论文或设计）等教学文档。其中试卷要求有Ａ、Ｂ卷及其标准答案、评分标 准、平时成绩登记簿、教学情况表和试卷分析等，而试卷分析要求任课教师写出试卷中包含知 识点比例、学生成绩构成说明和分布情况、试卷的改进意见等，教学秘书在收集试卷材料时就 要注意检查材料是否规范、齐全。 本科教学工作水平评估还有一项要求是对近几年本科毕业论文进行归档保存，不能缺失， 这就要求教学秘书要把每一年的本科生毕业论文及相关材料（如论文任务书、指导教师意见 表、评阅教师意见表和答辩记录等）搜集完整并妥善保管，避免因为教学文档材料搜集不齐、 质量不高而影响评估指标的打分，因此需要深刻理解和把握教学过程的每一环节，把基础工作 做实、做细、做全，才能在本科教学工作水平评估等这样重大的教学评估、检查中把握主动，在 不影响正常教学秩序的情况下完成各项任务。 ・４３・ 维普资讯 http://www.cqvip.com ３ 合格的高校教学秘书应具备的素质 （１）良好的思想素质 教学秘书的工作特点，要求教学秘书具有良好的思想素质。它包含高尚的政治觉悟、良好 的职业道德修养和吃苦耐劳、任劳任怨精神等［２ 引。因为教学秘书是高校教学管理工作中最 基层的管理人员，整天默默无闻地从事着繁琐而复杂的基层管理工作，如负责选修课程的报名 登记、统计预定新学期的教材数目等具体事务。有人认为这是一项琐碎而又无足轻重的简单 劳动，教学秘书就是“勤杂工”，整天做些“跑腿儿”的事。此外，教学秘书在领导与领导、领导 与教师、教师与学生之间工作，难免会碰到各种各样的困难和麻烦，有时甚至会被人误解，这些 都需要教学秘书在处理具体事务过程中，修炼一颗平常心，需要任劳任怨、无私奉献精神。 （２）强烈的责任意识 教学秘书在高校教学管理中起着承上启下、上联下达的中介、枢纽作用，必须具有强烈的 责任意识，对任何一项工作都要认真负责。教学秘书的工作态度和工作质量的好坏，在一定程 度上直接影响高校教学活动的顺利进行，如教材的征订、学生补考、重修的报名登记等都非常 具体、非常细致和繁杂，稍有不慎，便可能有教学事故发生。只有严谨的工作态度、强烈的责任 意识才能贯彻准确性原则，因此，强化责任意识是完成各项工作的重要保证。 （３）优质的服务意识 教学秘书是链接院（系）领导和师生的桥梁，是协调部门之间的纽带。教学秘书所处的地 位决定了其工作的基本职责是服务。为顺应高校体制改革和市场经济发展的需要，高校教学 秘书必须增强服务意识，要求教学秘书从自身做起，牢固树立“替师生着想，为教学服务”的思 想和意识，真心实意地为教师搞好教学创造条件。在工作中，坚持“以人为本”的理念，深刻认 识本职岗位的服务性、辅助性、从属性，在教学服务中以教师为本，以学生为本，强化教学中教 师的主导作用和学生的主体作用，围绕教学中心工作，强化服务意识，培养服务素质，提高服务 质量，全面地服务教学、服务教师、服务学生，为师生提供优良的、具有人情味的周到服务。 （４）良好的业务水平 教学秘书不仅要熟悉自己本职工作的专业知识，同时要熟悉自己服务对象的专业知识。 如本院（系）各专业的培养目标，本院（系）教学计划的内容和特点、各专业的主要课程内容和 课程体系设置的原则等。只有在了解服务对象相关的专业知识后，才能做好本职工作。目前 高校教学管理工作基本上实现办公自动化与现代化，如学生成绩的输入采用教务管理系统，改 变了过去教学秘书的手写誊抄，教务处新学期教学任务的通知安排等工作一般也是通过网络 邮件等形式传达，而且各项院（系）有关教学文档整理、归档也通常利用ｏｆ＇ｉｃｅ等现代办公软件 来处理完成。这就要求高校教务秘书应当熟练运用Ｗｏｒｄ，Ｅｘｃｅｌ、数据库、教务管理系统等（管 理）软件，快速准确地处理教学管理事务，为广大师生提供快捷优质的服务，实现管理手段的 现代化。 ４结语 在高校教学管理工作中，高校教学秘书工作的质量和效率，一度程度上影响到高校教学工 作的正常运行。在实际工作过程中，教学秘书要本着“向管理要质量”、“向管理要效益”的理 ・４４・ 维普资讯 http://www.cqvip.com 念，扎实有效地做好本职工作，牢固树立“以人为本”思想，不断强化服务意识，提高服务本领， 为深化高校教育改革尽心尽职尽责。 参考文献： ［１］陈文贵。杨玉林．教学秘书在高校教学管理工作中的作用及队伍建设［Ｊ］．天津职业技术师范学院学报，２００２，１２（４）： ４１．４４． ［２］ 尤芳怡。王惠凌．论高校学院系教学秘书工作的性质和要求［Ｊ］．内蒙古师范大学学报１教育科学版，２ＯＯ４。１７（１１）：５５－ ５６． ［３］ 王诚怡．关于做好高校教学秘书工作的几点思考［Ｊ］．黑龙江高教研究。２ＯＯ４（３）：９５－９６． ［４］ 张敏．浅谈如何做一名合格的高校教学秘书［Ｊ］．湖北师范学院学报：哲学社会科学版。２００３。２３（２）：１０３－１０５． ［５］ 孙红卫．论高校教学秘书职能实现的素质培养［Ｊ］．浙江工商大学学报，２００５，７５（６）：８７－９０． ・４５・